Zwartość merytoryczna magazynu firmowego Twojej organizacji będzie pochodną specyfiki firmy oraz wyników audytu komunikacji wewnętrznej, natomiast praktyka pokazuje, że pewne tematy pojawiają się w gazetce każdej firmy. Są to:
- informacje dotyczące produktów (nowe produkty, zmiany w procesach produkcyjnych lub sprzedażowych, pozycja naszych produktów na rynku, trendy)
- informacje dotyczące bieżących i planowanych inwestycji
- co słychać w projektach strategicznych?
- informacje działu HR
- porady BHP
- integracja pracowników
Ten artykuł jest rozwinięciem tekstu :
Gazetka firmowa – od czego zacząć wydawanie firmowego magazynu?
Pamiętaj, że robisz gazetkę dla pracowników, więc odpowiednio wyważ proporcje między tematami „korporacyjnymi”, zwykle mało interesującymi dla załogi, a tekstami bezpośrednio dotyczącymi pracowników. Z kolei tematy „korpo” staraj się przełożyć na lokalne warunki, np. w ramce obok umieszczając odpowiedź na pytanie „jak ta informacja wpłynie na nasz zakład?”.
Temat ostatni – integracja pracowników – wart jest szczególnego zastanowienia. Stara dziennikarska zasada mówi, że ludzie najchętniej czytają o sobie i to jest jeden z głównych motywów sięgania po gazetę. Zadbaj więc, by Twoje czasopismo obfitowało w zdjęcia pracowników – zarówno grupowe, np. zdjęcie zespołu realizującego dany projekt, jak i indywidualne. Każdą osobę podpisz z imienia i nazwiska, by czuła się podmiotowo.
Nie przesadzaj z liczbą zdjęć prezesa i zarządu. Jeśli po kilku wydaniach ludzie dojdą do wniosku, że w gazetce „na każdej stronie tylko prezes”, to przestaną ją czytać.
W każdej firmie pracują osoby mające niebanalne pasje czy osiągnięcia (sportowe, kulturalne, artystyczne) – wywiady z nimi to najlepszy sposób na ich docenienie oraz pokazanie zakładu pracy jako miejsca, w którym spotykają się ludzie o różnych zainteresowaniach. Warto na to przeznaczyć oddzielny dział, np. „Nasze pasje”.
Jeśli już zdecydujesz się na rubrykę z dowcipami, pamiętaj, by były naprawdę śmieszne, a ich lektura nie wywoływała u czytelnika rumieńców…
Poniżej przykładowe przełożenie celów wydawania gazetki na konkretne działania:
Wydajemy gazetkę firmową, by:
- pracownicy regularnie otrzymywali porcję najważniejszych informacji z życia firmy, więc w każdym numerze mamy 2–4 strony „newsowe”, zawierające krótkie informacje o najważniejszych wydarzeniach
- podnosić jakość produktów i obsługi klienta poprzez ciągłe edukowanie naszych pracowników, więc wprowadzamy oddzielną rubrykę „Jakość” i pilnujemy, by materiały w niej publikowane były atrakcyjnie przedstawione i zrozumiałe
- promować najlepsze praktyki i pożądane wzorce zachowań, więc przedstawiamy sylwetki najlepszych pracowników, opisy osiągnięć liderów
- wyjaśniać pracownikom długoterminowe znaczenie aktualnie prowadzonych inwestycji, więc obok tekstów opisujących etapy realizacji inwestycji dajemy ramkę z przypomnieniem, jak dana inwestycja wpisuje się w zaspokojenie potrzeb klientów i firmy
- budować markę pracodawcy, by zatrzymywać talenty i rekrutować najlepszych kandydatów, więc dbamy o atrakcyjny layout; doceniamy indywidualne i zespołowe osiągnięcia pracowników; promujemy rekrutacje wewnętrzne i programy poleceń
Gazetka pracownicza czy tuba dla zarządu?
Czasopismo pracownicze ma realizować cele wydawcy – czyli firmy, której nakładem się ukazuje. Dlatego nie musi pełnić funkcji tradycyjnej prasy, kontrolującej władzę, śledzącej i wytykającej błędy. Nie oznacza to jednak, że ma być „propagandową tubą zarządu”.
Każdej firmie przytrafiają się lepsze i gorsze okresy. Gdy jest źle, zamiast udawać, że jest inaczej, wykorzystaj łamy gazetki do przedstawienia załodze podjętych działań naprawczych. Nie chowając głowy w piasek, pokażesz pracownikom, że otwartość i szczerość komunikacji nie jest pustym hasłem, a firmową rzeczywistością, co umocni organizację. Pamiętaj jednak, że gazetka firmowa nie jest właściwym miejscem do wchodzenia w szczegóły – do przekazywania trudnych wiadomości lepiej nadaje się bezpośrednia rozmowa podczas spotkań z pracownikami.
Kto ma pisać artykuły do firmowego magazynu?
Paradoksalnie pobudzenie zaangażowania ogółu pracowników poprzez gazetę trzeba będzie zacząć od… zaktywizowania zespołu redakcyjnego do jej tworzenia.
Naturalnym miejscem jej powstawania są działy komunikacji wewnętrznej, HR, marketingu lub PR-u, lecz kluczem do sukcesu jest zaangażowanie pracowników również z innych działów. W zależności od działań marketingowych, jakie prowadzi Twoja firma, wśród pracowników mogą być już osoby odpowiedzialne za wytwarzanie treści (rzecznik prasowy, administrator profilu na facebooku, rzecznik marki, marketingowcy), są oni naturalnymi kandydatami na pierwszych autorów.
Często, szczególnie przy pierwszych numerach, to naczelny (kierownik projektu) i jego najbliżsi współpracownicy (jeśli są) sami planują i przygotowują główne materiały. Z czasem rośnie grono wewnątrzfirmowych korespondentów, czyli osób angażujących się w pisanie artykułów i dostarczanie zdjęć.
Sprawdzeni autorzy to skarb każdej redakcji i korzyść dla czytelników, dlatego potraktuj priorytetowo ich szukanie. Postaw na ludzi otwartych, lubianych przez kolegów i przez to mających łatwy dostęp do informacji i komentarzy.
Niektórzy zgodzą się od razu, innych trzeba będzie długo przekonywać bądź zdecydowanie odmówią. Nieraz padnie „ale ja nie umiem pisać!”. Nic nie szkodzi – od specjalisty ds. IT nie oczekuje się umiejętności dziennikarskich, gdyż jego atutem – myśląc kategoriami gazety – jest znajomość bieżących projektów działu. Dlatego potencjalnych autorów należy uprzedzić, że ich teksty przed drukiem będą redagowane i poddawane korekcie. Będzie to dodatkowym argumentem za współpracą.
Teksty będą redagowane? Poddawane korekcie? Dlaczego? – mogą zapytać Twoi rozmówcy i będą mieli rację, ta kwestia wymaga wyjaśnienia.
Na początek oddzielmy redakcję od korekty:
- redaktor ingeruje w treść artykułu,
- korektor poprawia jedynie błędy ortograficzne, interpunkcyjne, literówki itp.
Warto wiedzieć, że w każdym czasopiśmie redakcja ingeruje w artykuły przesłane przez dziennikarzy i współpracowników. Dzieje się tak po to, by zapewnić spójność i atrakcyjność czasopisma.
Podstawowa redakcja dotyczy np. zmiany tytułów czy śródtytułów, jednak zdarzają się też przypadki praktycznego „przepisywania” tekstu od nowa. Dzieje się tak zwykle przy tekstach szczególnie istotnych i wartych publikacji, ale których autorzy nie do końca poradzili sobie z klarownym przelaniem ich na papier.
Uprzedź swoich współpracowników, że ostateczna wersja ich tekstu może się trochę różnić od tej, którą przesłali, a celem poprawek nie jest złośliwość, ale dobro całej gazety i ich wizerunek. Oczywiście w dobrym tonie jest pokazać autorowi przed publikacją jego artykuł po zmianach redaktorskich i poprosić o ich zatwierdzenie.
Jeśli nie czujesz się na siłach, by samemu poprawiać teksty kolegów, pójdź na szkolenie lub zleć tę usługę profesjonalnemu redaktorowi, możesz też wynająć dziennikarzy, by przygotowali część materiałów. Pamiętaj jednak, że gazeta pracownicza powinna być „nasza”, tj. w jak największej części przygotowana przez pracowników. O ile napisanie przed Bożym Narodzeniem artykułu o staropolskich tradycjach wigilijnych możesz zlecić autorowi zewnętrznemu, o tyle o przepisy na świąteczne dania poproś koleżankę lub kolegę znanych z talentu kulinarnego.
© by Jacek Gruszczyński
Autor ma ponad dziesięcioletnie doświadczenie w prowadzeniu projektów wydawniczych i przygotowywaniu czasopism firmowych.